In het algemeen lopen de gesprekken die je hebt met collega’s of leidinggevende als vanzelf. Toch zijn er van die gesprekssituaties die lastig blijven en ondanks alle goede bedoelingen zelden prettig verlopen. Iemand iets vertellen dat hem of haar zal teleurstellen, verdriet zal doen of boos zal maken, blijft één van de lastigste gesprekken om te voeren.
.
Vermijd het onvermijdelijke niet
Vaak heb je de mogelijkheid om een lastig gesprek voor te bereiden. Sta dan even stil bij de volgende punten: waar wil je het gesprek voeren, hoe wil je de boodschap formuleren en welke reactie kun je verwachten? Het voeren van een lastig gesprek zal ook bij jezelf de nodige emoties oproepen. Onderschat dit niet. Door je voor te bereiden kun je voorkomen dat je eigen emoties te hoog oplopen. Start het gesprek met een korte inleiding, en vertel daarna meteen wat je wilt zeggen. Probeer het bericht niet uit te stellen en vermijd zaken als;
- afleiden: het gesprek beginnen over koetjes en kalfjes en dingen vertellen die er niet toe doen
- verzachten: het nieuws proberen te verzachten door de positieve kant van de situatie te benadrukken
- laten raden: de boodschap uiteindelijk niet zelf zeggen, maar diegene laten raden (je hebt zelf wel een idee waarom…)
- afzwakken: de ernst van de situatie proberen af te zwakken
- verontschuldigen: uitgebreid uitleggen hoe vervelend het voor jou is om dit nieuws te vertellen
Al deze vormen werken uiteindelijk tegen je omdat het de kans vermindert dat jouw boodschap gehoord, begrepen en aanvaard wordt.
.
Blijf betrokken maar hou voldoende emotionele afstand
Het horen van vervelend nieuws geeft vaak een wir-war aan emoties. Het beste wat je kunt doen is deze emotie ruimte bieden. Je wilt misschien aanvullende uitleg geven of hulp aanbieden maar dat heeft in dit stadium weinig zin. Het is nu belangrijk om de ander de te laten reageren en de emotionele reactie zo goed mogelijk op te vangen. Dit doe je door aandachtig te luisteren, door begrip te tonen voor zijn of haar gevoelens, en door zelf rustig en ernstig te blijven. Er zijn verschillende reacties waar je mee te maken kunt krijgen: schrik, ongeloof, agressie, verwijten, verdriet, ontkenning, emotionele manipulatie.
Vooral bij agressie of emotionele manipulatie is het lastig om je eigen emoties in de hand te houden. Voor je het weet ben je jezelf aan het verdedigen, beland je in een felle discussie en maak je de ander allerlei verwijten. Of, je maakt opbeurende opmerkingen, geeft adviezen en oplossingen om de pijn te verzachten. Zorg ervoor dat je niet in deze valkuilen stapt, en:
- geef kort een inleiding
- vertel je boodschap
- neem na je aankondiging een pauze en wacht op de reactie van je gesprekspartner
- blijf rustig als de ander kwaad of geïrriteerd wordt
- houd je antwoorden zo kort mogelijk (één of twee zinnen)
- neem je gesprekspartner serieus in zijn of haar reactie, ook al lijkt het soms onredelijk
- verwoord het gevoel van de ander, gebruik woorden die voor de ander de juiste intensiteit weergeven
- herhaal op zakelijke toon je boodschap als je gesprekspartner deze (nog) niet wil accepteren
- geef pas nieuwe informatie als de ergste emotie is afgezwakt
.
Zoek alleen naar oplossingen als die er zijn
Soms is het mogelijk om tijdens het gesprek naar een oplossing te zoeken maar vaak is dat net te vroeg. Het verwerkingsproces heeft nog even tijd nodig. Het is dan beter om het gesprek te beëindigen en een vervolgafspraak te plannen. Laat tussen de gesprekken niet te veel tijd zitten. Wees wel reëel, voor sommige situaties is er niet één-twee-drie een oplossing. In dat geval zit er niets anders op dan dat beide gesprekspartners de situatie accepteren. Hoe moeilijk dit ook is, je kunt de ander dan niet helpen. Zo’n reactie lijkt hard, maar is vaak eerlijker dan te zoeken naar oplossingen die geen kans van slagen hebben.
Terug