Jouw tijd is net zo kostbaar als die van anderen. Als je het echt te druk hebt, zul je simpelweg minder moeten doen. Richt je daarom op wat voor jou belangrijk is. Stel grenzen aan wat je doet, en laat aan anderen merken dat jouw tijd ook beperkt is.
Inventariseer verplichtingen
Het beperken van het aantal verplichtingen heeft een enorm effect op je beschikbare tijd. Inventariseer eens alle verplichtingen die je hebt: vergaderingen, bijeenkomsten, projecten, trainingen, etc. Stel je bij iedere activiteit de vragen:
- Hoe belangrijk is dit voor de uitvoering van mijn functie?
- Past dit binnen mijn doelen en prioriteiten?
- Wat zou er gebeuren als ik dit liet schieten?
Maak vervolgens een short-list van de 3-5 verplichtingen die voor jou essentieel zijn. Bouw langzaam de overige verplichtingen af en richt je op deze shortlist. Bel of e-mail de betrokkenen om je te verontschuldigen. Leg uit waarom je geen tijd hebt maar laat geen ruimt voor onderhandeling.
Leer Nee zeggen
Je hebt het niet voor niets zo druk! Iemand deed jou een verzoek en jij zei: ‘Ja’. Bescherm vanaf nu je tijd:
- Leer verzoeken te herkennen voor wat ze zijn, een aanslag op je beschikbare tijd.
- Kijk naar je doelen en prioriteiten en bepaal of het verzoek hierbij past
- Wees eerlijk, zeg dat je het aantal verplichtingen wilt terugbrengen omdat het er te veel zijn.
- Wees standvastig, zeg duidelijk dat je niet kunt en laat je niet overhalen.
- Heb geen spijt, ook als degene volhoudt dat jij onmisbaar bent, weet dan hij of zij wel iemand anders vindt
En oefen dit
Als je merkt dat je vaak ‘ja’ zegt terwijl je dat eigenlijk niet wilt, is het belangrijk om voorbereid te zijn. Oefen in het ‘nee’ zeggen door gebruik te maken van een aantal standaard zinnen;
- Sorry dat gaat me nu absoluut niet lukken, volgende week vrijdag heb ik er wel tijd voor.
- Helaas moet ik eerst dit werk afmaken, ik heb een harde deadline. Misschien dat Moniek je wel kan helpen, weet je haar te vinden?
- Zou je me je vraag kunnen mailen? Dan reageer ik er uiterlijk donderdag op.
- Ik zou willen dat ik het kon doen, maar ik heb er nu gewoon geen tijd voor.
- Dit gaat helaas niet lukken, ik heb andere verplichtingen waar ik niet onderuit kan.
- Ik begrijp dat het een groot probleem voor je is, maar ik kan je nu niet helpen.
Grenzen stellen
Je kunt gewoon niet alles doen, hoe graag je dit ook zou willen. Juist door voor jezelf grenzen te stellen, creëer je duidelijkheid en weten anderen wat ze kunnen verwachten. Houd er wel rekening mee dat je omgeving in het begin zal moeten wennen.
- maak de keuze: onderken dat je je anders gaat opstellen
- begin klein: probeer niet meteen alles te begrenzen maar begin met één of twee aandachtsgebieden
- accepteer de reacties van je omgeving: mensen zullen verschillend reageren, houd jezelf voor dat dit signalen zijn dat je op de goede weg bent
- voer het langzaam op; bouw het in kleine stapjes op naar meer, vaker, groter