Dat medewerkers van een afdeling met elkaar samenwerken, betekent nog niet dat ze vanzelfsprekend één team vormen. Dit vraagt aandacht voor aspecten zoals vakbekwaam-
heid, organiserend vermogen, samenwerking en resultaatgerichtheid. De ontwikkeling van een team ondergaat een aantal fasen en bij iedere fase neemt de zelfstandigheid van het team toe. Er zijn vier teamfasen (Hicks&Bone) te onderscheiden: individuen, groep, team, zelfsturend team.
De vier teamfasen
De inrichting van een afdeling start met het bijeenbrengen van individuen die specifieke taken verrichten. Gaandeweg leren de individuen meer over elkaars werkzaamheden en beginnen elkaars taken over te nemen, zo begint er een groep te ontstaan. De groep bespreekt de organisatie van het werk en onderzoekt hoe de groepsprestaties kunnen worden verbeterd. Als de groep het werk volledig kan organiseren, begint er zich een team te vormen. Het team kent eigen normen en waarden en organiseert de werkverdeling van de teamleden. Wanneer een team geheel zelfstandig de werkzaamheden regelt en stuurt, is er sprake van een zelfsturend team. Het zelfsturende team leert van eerdere ervaringen, onderhoudt zelfstandig contacten met de omgeving en draagt bij aan de ontwikkeling van de organisatie.
Fase 1. Een verzameling individuen
In de eerste fase ligt de nadruk op de vakbekwaamheid. De medewerkers rouleren van taak en hun takenpakket wordt steeds breder. Dit verhoogt de inzetbaarheid van de teamleden waardoor de flexibiliteit van het team toeneemt. Belangrijke aandachtspunten in deze fase zijn:
- taakroulatie
- taakverbreding
- werkoverleg
- terugkoppeling prestaties
Fase 2. De groep
In de tweede fase verschuift het accent naar het vergroten van de organisatorische zelfstandigheid van het team. De groep voert zelfstandig taken uit zoals bijvoorbeeld het maken van een planning, het inhuren van personeel, de communicatie met andere teams en het doen van verbetervoorstellen. Belangrijke aandachtspunten in deze fase zijn:
- teamafspraken
- teamverantwoordelijkheden
- conflicthantering
- communicatie en rolverdeling
Fase 3. Het team
In de derde fase ligt de nadruk op het samenwerkingsvermogen. De teamleden gebruiken en benutten elkaars kwaliteiten en zijn gericht op het verbeteren van de teamprestatie. Ze spreken elkaar aan op ongewenst gedrag en bij interne conflicten wordt aan een oplossing gewerkt zonder tussenkomst van de leidinggevende. De doelen en normen worden in deze fase in overleg tussen leiding en team vastgesteld. Belangrijke aandachtspunten in deze fase zijn:
- geldende waarden en normen
- groepsautonomie
- onderlinge kwaliteiten en verschillen
- resultaatverantwoordelijkheid
Fase 4. Het zelfsturende team
Deze vierde fase is geheel gericht is op het zelfstandig sturen en regelen van de werkzaamheden, en het continu verbeteren van de eigen prestaties. Er ontstaan gezamenlijke doelen met andere teams om de prestaties van de gehele procesketen te verbeteren. Het team kent een groepsklimaat dat niet gezien wordt als een opgelegde structuur. Er is afstemming met de omgeving, klanten, collega-teams en ondersteunende teams of afdelingen. Belangrijke aandachtspunten in deze fase zijn:
- verbeteren prestaties
- vernieuwen processen
- klant-leverancier relaties
- ondernemerschap