Voor alles wat je wilt bereiken heb je tijd nodig. Je kunt alleen tijd overhouden als je minder tijd besteedt aan minder belangrijke zaken. Wanneer je regelmatig het gevoel hebt dat je tijd tekort komt, onderzoek dan eens waaraan je onnodig veel tijd kwijtraakt.
Meten is weten
De enige echte manier om te ontdekken hoeveel tijd je werkzaamheden kosten, is deze meten. Door te meten krijg je een goed beeld waar je tijd aan kwijt bent, en waar je tijd op kunt besparen. Een goede tijdsinschatting is lastig, we zijn namelijk vaak te optimistisch. Daarnaast is ons geheugen ook niet zo betrouwbaar. Houd je tijdsbesteding ens een periode nauwgezet en eerlijk bij. Je zult soms pijnlijk verrast worden.
Onderbrekingen
Ga er maar vanuit dat 99% van de onderbrekingen niet urgent zijn. Toch laten we ons graag afleiden door collega’s, bezoekers, telefoontjes, e-mails, internet, twitter, facebook, etc. Even een welkome afwisseling, wat de uitvoering van je geplande werk wel aardig kan beïnvloe- den. Uit onderzoek blijkt dat 'onderbrekingen' zo'n 20% van je tijd kunnen vragen. Voorkom dat dit een te grote impact heeft op je procuctiviteit.
onaangekondigd bezoek
- plan een tijdsperiode waarin je geen bezoekers ontvangt; doe je deur dicht of plaats een bordje ‘niet storen a.u.b.’
- ga op een andere en rustige plek werken
- sta onmiddellijk op als iemand binnenkomt, loop naar de deur en maak duidelijk dat je nu geen tijd hebt
- beëindig een eindeloze discussie met een afsluitende opmerking; “als laatste wil ik..” of “er is nog één ding voordat ik ga..”
- onderhoud je sociale contacten op vaste tijden (koffie- en middagpauzes)
telefoon
- schakel je nummer door naar de centrale of collega als je geconcentreerd wilt werken
- schakel je voicemail in als je even niet gestoord kan worden
- voer geen lange telefoongesprekken
- plan een tijdsperiode waarin je alle telefoontjes beantwoordt
e-mail/ social media
- log uit of schakel het meldingssignaal uit
- stel een frequentie vast (2-3x per dag)
- plan een tijdsperiode waarin je alle e-mails beantwoordt
- plan een tijdsperiode waarin je je social media bekijkt en bijwerkt
Interne tijdverslinders
Onderbrekingen zijn inderdaad tijdrovend, een ander deel van de tijd verspil je echter door factoren die jezelf in de hand hebt. Om maar wat te noemen: ontbreken van een planning, geen prioriteiten stellen, niet willen delegeren, besluiteloosheid, taken uitstellen, onvoorbereid aan iets beginnen, teveel tegelijk willen doen, geen ‘nee’ kunnen zeggen.
Houd je aan je plan
De beste manier om met tijdverstoringen en -verslinders om te gaan, is het hebben van een planning en actielijst. Bepaal vooraf wat voor jou belangrijk is, zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen als er verstoringen zijn. Plan niet de hele werkdag vol, hou rekening met mogelijke verstoringen. Check regelmatig of je werkt aan datgene wat je gepland had. Het geeft je de mogelijkheid om je te realiseren; “voor deze verstoring heb ik werkelijk geen tijd!”
Terug